Universitätsarchiv:Hinweise zur Archivierung

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Die Übernahme von zu archivierendem Schriftgut aus den einzelnen Strukturverwaltungen der Universität an das Universitätsarchiv erfolgt auf der Grundlage der Archivordnung der Universität vom 01.04.1998. Aufbewahrungsfristen für Studenten- und Prüfungsunterlagen entnehmen Sie bitte der Amtlichen Bekanntmachung Nr. 5/2004.


Folgende Hinweise sind bei der Vorbereitung des Schriftgutes und Übergabe an das Archiv zu beachten:


1. Die Übergabe des Schriftgutes erfolgt nach vorheriger Vereinbarung zwischen dem entsprechenden abliefernden Strukturbereich und dem Universitätsarchiv.


2. Das Schriftgut ist aus den bisherigen Ordnern bzw. Mappen zu entnehmen. Dabei bleibt die innere Ordnung, in der die Aktenablage erwachsen ist, erhalten. Die Metallteile wie Büroklammern usw. müssen entfernt werden.


3. Der Inhalt eines bisherigen Ordners oder Hefters bildet eine Akteneinheit. Diese wird mit einem Deckblatt und einem stabilen Bodenblatt versehen und mit Band verschnürt.


4. Das Deckblatt enthält folgende, gut lesbare Angaben:
• aktenführende Stelle (Strukturteil in dem das Schriftgut entstanden ist)
• Aktenzeichen (wenn vorhanden, bzw. Aktenplannummer)
• Aktentitel
• Bandangabe bei gleichen Aktentiteln
• zeitlicher Umfang des Inhalts
• laufende Nr. innerhalb der Aktenübergabe (möglichst mit Angabe des Jahres der Aktenübergabe z.B.: 1/2006, 2/2006, 3/2007 ...)


5. Die Struktureinheit erstellt eine Übergabeliste (3-fache Ausfertigung) auf der alle einzelnen Akteneinheiten nach der laufenden Nummer exakt aufgeführt werden, sie muß die abliefernde Stelle benennen und ist vom zuständigen Leiter mit Datum zu unterzeichnen. Verwenden Sie zur Archivierung von Prüfungsakten, Promotionsakten und Personalakten die dafür vorgesehene Liste zur Archivierung.


6. Die Verpackung der Akten erfolgt in Reihenfolge der Übergabeliste.


7. Nach erfolgter Übergabe und Vergleich im Archiv erhält die abliefernde Stelle eine vom Archiv bestätigte Übergabeliste als Nachweis.



Bitte beachten Sie, daß auch die Vernichtung von dienstlichem Schriftgut entsprechend der gesetzlichen Grundlagen nachweispflichtig ist. Der Nachweis ist dem Archiv zur vorherigen Genehmigung zuzustellen. Bei weiteren Fragen beraten Sie gern die Mitarbeiter des Universitätsarchivs.