Universitätsarchiv:Benutzungsordnung

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Benutzungsordnung des Universitätsarchivs der Universität Rostock


§1 Aufgaben

Das Universitätsarchiv Rostock dient als öffentliches Archiv der Forschung, der Lehre und dem Studium an der Universität sowie sonstiger wissenschaftlicher Arbeit und sachlicher Information. Es macht das Archivgut der Universität allgemein benutzbar.


§2 Zulassung zur Benutzung

Die Benutzung ist nach Maßgabe dieser Benutzerordnung jedem möglich, der ein berechtigtes Interesse, insbesondere in rechtlicher, wissenschaftlicher oder heimat- und familiengeschicht- licher Hinsicht glaubhaft macht. Er hat das Recht, das Archivgut nach Ablauf der Sperrfristen zu benutzen.


§3 Art der Benutzung

(1) Archivgut wird grundsätzlich durch Einsichtnahme benutzt.

(2) Das Universitätsarchiv kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Vorlagen oder Abgabe von Reproduktionen und durch Versendung oder Ausleihe von Archivgut ermöglichen.

(3) Die Beantwortung von Anfragen beschränkt sich grundsätzlich auf Hinweise zur Art, Um-fang und Zustand von einschlägigem Archivgut.

(4) Die Bestimmungen für die Benutzung von Archivgut gelten für die Benutzung von Findhilfsmitteln, sonstigen Hilfsmitteln sowie Reproduktionen entsprechend.


§4 Benutzungsantrag

(1) Der Benutzungsantrag ist schriftlich an das Universitätsarchiv zu richten. Er muß Namen und Vornamen des Antragstellers und ggf. seines Auftraggebers sowie Angaben zum Benutzervorhaben und Benutzerzweck enthalten. Bei wissenschaftlicher Benutzung sind Art der wissenschaftlichen Arbeit, Hochschule und Name des Betreuers anzugeben.

(2) Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.


§5 Benutzungsgenehmigung

(1) Über den Benutzungsantrag befindet die Leiterin des Universitätsarchivs.

(2) Die Benutzungsgenehmigung gilt nur für das laufende Kalenderjahr und den im Antrag angegebenen Zweck bzw. Forschungsgegenstand.

(3) Die Benutzungsgenehmigung kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.


§6 Benutzungsbeschränkungen

Das Universitätsarchiv kann die Benutzung versagen, wenn

(1) Grund zu der Annahme besteht, daß dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder wesentliche Nachteile erwachsen,

(2) die Geheimhaltungspflicht nach § 203 Abs. 1 bis 3 StGB oder andere Rechtsvorschriften verletzt würden,

(3) Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter erheblich beeinträchtigt werden und das Interesse an der Nutzung nicht im Einzelfall überwiegt,

(4) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde,

(5) durch die Nutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde,

(6) Vereinbarungen mit gegenwärtigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen,

(7) Archivalien aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger, anderweitiger Be-nutzung nicht verfügbar sind,

(8) der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat.


§7 Rücknahme und Widerruf der Benutzungsgenehmigung

Das Universitätsarchiv kann die Benutzung nach den §§ 48 und 49 VwVfG zurücknehmen oder widerrufen, insbesondere wenn

1. für die Benutzungsgenehmigung wesentliche Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,


2. nachträgliche Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,

3. der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung verstößt oder ihm erteilte Benutzungsauflagen nicht einhält,

4. der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter verletzt.


§8 Sperrfristen

Für Unterlagen, die nicht schon bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren, gelten folgende Sperrfristen:

(1) Soweit durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut für die Dauer von 10 Jahren seit seiner Entstehung von der Nutzung ausgeschlossen. Unterliegt das Archivgut einem besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung, darf es erst 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Personenbezogenes Archivgut darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen oder, wenn das Todesdatum nicht bekannt ist, 90 Jahre nach dessen Geburt genutzt werden. Wenn beides nicht mehr feststellbar ist, darf das Archivgut erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden.

(2) Die Benutzung von Archivgut durch die Universität Rostock oder andere öffentliche Stellen, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen möglich; die Schutzfristen sind jedoch zu beachten, wenn das Archivgut aufgrund besonderer Vorschriften hätte gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

(3) Die Schutzfristen nach Abs. 1 gelten nicht für

1. Unterlagen, die bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren,

2. personenbezogenes Archivgut, das die Tätigkeit von Personen dokumentiert, soweit sie in Ausübung eines öffentlichen Amtes gehandelt haben und ihre persönlichen Lebensverhältnisse nicht betroffen sind.

(4) Die Schutzfristen können im Einzelfall oder für bestimmte Teile von Archivgut verkürzt werden, wenn Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archiv-gut nach Abs. 1, Satz 3 ist im Einzelfall eine Verkürzung nur zulässig, wenn

1. der Betroffene oder nach dessen Tod der überlebende Ehegatte, nach dessen Tod die Kinder, oder wenn keine Kinder vorhanden sind, die Eltern des Betroffenen oder nach deren Tod der Partner einer auf Dauer angelegten Lebensgemeinschaft des Betroffenen eingewilligt haben oder

2. die Nutzung zu wissenschaftlichen Zwecken unter den Voraussetzungen des § 9 des LDSG von Mecklenburg-Vorpommern erfolgt oder

3. die Nutzung zur Wahrnehmung von Belangen, die im überwiegenden Interesse Betroffener oder Dritter liegen, unerläßlich ist und die Wahrung der schutzwürdigen Belange der Betroffenen oder Dritter durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist.


§9 Rechtsansprüche Betroffener

(1) Betroffenen ist auf Antrag ohne Rücksicht auf die im § 8 festgelegten Schutzfristen Aus-kunft über die im Archivgut zu ihrer Person enthaltenen Daten zu erteilen oder Einsicht in das auf sie bezogene Archivgut zu gewähren, soweit das Archivgut durch den Namen der Person erschlossen ist oder Angaben gemacht werden, die das Auffinden des Archivgutes oder Angaben ermöglichen. Dieses gilt nicht, soweit Geheimhaltungspflichten nach § 203, Abs. 1 bis 3 SDGB oder andere Rechtsvorschriften verletzt würden oder besonderer Vereinbarungen mit gegenwärtigen oder früheren Eigentümern entgegen-stehen.

(2) Wer die Richtigkeit von Angaben zu seiner Person bestreitet, hat einen Anspruch darauf, daß den Unterlagen eine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er ein berechtigtes Interesse daran glaubhaft macht. Nach dem Tod des Betroffenen steht dieses Recht den Angehörigen nach § 8, Abs. 4 Nr. 1 in der dort genannten Folge zu. Die Gegendarstellung bedarf der Schriftform und muß sich auf Angaben über Tatsachen beschränken. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Angaben, die in einer amtlichen Niederschrift über eine öffent-liche Sitzung eines beschließenden Organs, einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder eines Gerichts enthalten sind.


§10 Benutzung im Archiv

(1) Archivgut wird grundsätzlich nur in den dafür bestimmten Räumen zu den durch Aushang festgelegten Öffnungszeiten unter Aufsicht zur Benutzung vorgelegt.

(2) Archivalien und Hilfsmittel dürfen nur zu dem angegebenen Benutzungszweck ausge-wertet und nur von demjenigen Benutzer eingesehen werden, der dafür die Be-nutzungsgenehmigung erhalten hat.

(3) Es besteht kein Anspruch darauf, Archivgut in einer bestimmten Zeit oder Reihenfolge zu erhalten. Grundsätzlich wird nur eine begrenzte Zahl von Archivalieneinheiten gleich-zeitig vorgelegt. Ein Anspruch auf Unterstützung beim Lesen der Archivalien besteht nicht.

(4) Die vorgelegten Archivalien, Reproduktionen sowie Repertorien und sonstigen Hilfs-mittel sind mit aller Sorgfalt zu behandeln.


(5) Es ist nicht gestattet:

1. den Ordnungszustand des Archivguts zu verändern,

2. Bestandteile des Archivguts wie Blätter, Zettel, Umschläge, Siegel, Stempelabdrücke, Briefmarken usw. zu entfernen,

3. Vermerke im Archivgut anzubringen oder zu tilgen,

4. Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.


(6) Die Verwendung technischer Geräte bedarf der Genehmigung.

(7) Der Benutzer haftet für alle Schäden an Archivalien und Hilfsmitteln, die er oder seine Hilfskräfte schuldhaft verursacht haben.

(8) Soweit die Benutzung in den Lesesälen oder in besonderen Arbeitsräumen der Uni-versitätsbibliothek stattfindet, gelten ergänzend auch deren Benutzungsordnung und zu ihrer Durchführung erlassene Bestimmungen.


§11 Reproduktionen von Archivgut

(1) Der Benutzer darf Reproduktionen grundsätzlich nicht selbst herstellen.

(2) Für die Bestellung von Reproduktionen sind die vorgesehenen Formulare zu verwenden. Ein Anspruch auf die Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Sie werden nur her-gestellt, wenn dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann.

(3) Reproduktionen aller Art dürfen nur mit Genehmigung des Universitätsarchivs angefertigt werden. Über die jeweils geeigneten Herstellungsverfahren entscheidet das Universitätsarchiv. Es kann verlangen, daß die Reproduktionen unter Aufsicht hergestellt und dem Auftraggeber die dadurch entstehenden Kosten in Rechnung gestellt werden.

(4) Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Universitätsarchivs veröffentlicht, ver-vielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden. Dabei ist auf die Herkunft aus dem Universitätsarchiv hinzuweisen und die Signatur anzugeben. Soweit Urheberrechte bestehen, ist außerdem die Zustimmung des Berechtigten erforderlich.


§12 Versendung des Archivguts

(1) Die Versendung von Archivgut ist nur in begründeten Ausnahmefällen zur Benutzung in auswärtigen, hauptamtlich verwalteten Archiven in der Bundesrepublik Deutschland zulässig.

(2) Der Antragsteller hat eine schriftliche Erklärung des auswärtigen Archivs zu beschaffen, worin dieses sich verpflichtet, das Archivgut

1. in den Diensträumen unter ständiger Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen,

2. diebes- und feuersicher zu verwahren,

3. nach Ablauf der festgesetzten Frist, die zwei Monate nicht überschreiten soll, zurück zusenden,

4. nicht ohne Genehmigung des Universitätsarchivs zu vervielfältigen.

(3) Die Versandkosten trägt der Benutzer.

(4) Vom Versand ausgeschlossen sind Findhilfsmittel und Archivgut, das

1. Benutzungsbeschränkungen unterliegt,

2. wegen seines hohen Wertes, seines Ordnungs- und Erhaltungszustandes, seines Formates bzw. aus konservatorischen oder Sicherheitsgründen nicht zum Versand geeignet ist,

3. häufig benutzt wird,

4. noch nicht abschließend verzeichnet ist.


§13 Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken

(1) Eine Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken ist nur zulässig, wenn gewähr-leistet ist, daß es wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktion erreicht werden kann.

(2) Das Universitätsarchiv stellt die Sicherheit und Erhaltung des ausgeliehenen Archivguts durch Auflagen sicher.

(3) Über die Ausleihe ist zwischen dem Universitätsarchiv und dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen.

(4) Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut durch Dritte bedarf der Zustimmung des Universitätsarchivs.


§14 Benutzung fremden Archivguts

Das Universitätsarchiv kann auch die Benutzung von Archivgut ermöglichen, das von anderen Archiven oder sonstigen Stellen zur Benutzung durch Dritte übersandt wurde. Soweit die versendende Stelle nichts anderes verfügt, gelten die Vorschriften dieser Benutzungsordnung entsprechend.


§15 Benutzung durch abgebende Stellen der Universität

Art und Weise der Benutzung von Archivgut durch diejenigen Stellen der Universität, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, werden im Einzelfall vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, daß das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Benutzung geschützt ist sowie innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgegeben wird.


§16 Gebühren

Für die Benutzung des Universitätsarchivs können Benutzungsgebühren auf Grundlage der Gebührenordnung des Archivs erhoben werden.


§17 Inkrafttreten

Diese Benutzungsordnung tritt nach Beschluß des Senats der Universität Rostock in Kraft und gilt bis zur Erstellung einer neuen Ordnung.



Beschluß des Akademischen Senats der Universität Rostock vom 01.04.1998


Prof. Dr. Gerhard Maeß Rektor